Die Ordnerstruktur hat in den vergangenen Jahren ein Eigenleben entwickelt und von einer zentralen Datensicherung sind Sie weit entfernt? Außerdem sind da die gesetzlichen Bestimmungen (GoBD) und steuerrechtlichen Vorgaben, die Sie im Auge behalten müssen.
Kollegen an anderen Standorten oder im Home-Office haben keinen Zugriff auf dringend benötigte Daten und die Betriebskosten steigen durch Kopier- und Druckkosten, Archivräume und Papierbestellungen munter weiter?
Das kann jetzt ein Ende haben. Sparen Sie zukünftig wertvolle Arbeitszeit ein.
Softwarepartner der SKIT Gruppe
Mit dem Dokumentenmanagementsystem von Docuware
Vereinfachen Sie die Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten. Ein aufgeräumtes Büro steht für bessere Zusammenarbeit. Nicht zu vergessen ist die positive Ökobilanz. Keine Papierberge und unzählige Aktenorder.
Die digitale Ablage spart nicht nur zeitaufwändige Vervielfältigungen und die manuelle Weitergabe von Informationen! Sie gewinnen jede Menge Zeit, die nicht mehr in die Informationssuche investiert werden muss. Und das spart Kosten! Die Buchhaltung geht schneller und der Kundenservice wird perfekter. Es macht einfach Spaß.
Ein digitales Dokumentenmanagement garantiert die Einhaltung der gültigen DSGVO Anforderungen. Die revisionssichere Speicherung Ihrer Daten gibt Ihnen ein gutes Gefühl. Individuelle Sicherheitseinstellungen passen sich an Ihre Bedürfnisse an.
Sie sind an weiteren Informationen interessiert? Dann haben wir hier etwas für Sie. In diesem Dokument zeigen wir Ihnen 7,5 gute Gründe, warum auch Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten. Wie erhalten Sie Zugriff auf Ihre Daten und Dokumente, wenn Sie auf Reisen sind? Ihr Datenschutz gestaltet sich gerade schwierig? Diese und weitere Herausforderungen behandeln wir in dieser Broschüre und finden die passende Lösung für Sie. Seien Sie gespannt.
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem.
Ein DMS (Dokumenten Management System) ist eine Anwendung, die das Abrufen, Aufzeichnen, Verwalten und Speichern aller Dateien und Unternehmensinformationen ermöglicht. Dies können E-Mails, Rechnungen, Office Dokumente, PDF`s, Videos und vieles mehr sein.
Ein modernes DMS erfasst alle eingehenden Daten und Dokumente und speichert diese im zentralen Archiv ab. Während Papierdokumente wie z.B. Rechnungen zunächst gescannt und dann zugeordnet werden, können eingehende E-Mails oder auch Anhänge automatisch oder manuell zugeordnet werden. Dabei werden alle Dokumente verschlagwortet – also indexiert.
Die im zentralen Archiv gespeicherten Daten sind so für alle zugriffsberechtigten Personen zugänglich und können bearbeitet werden. Weiterhin bietet DMS die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu automatisieren und mittels Schnittstellen andere Systeme und Anwendungen wie bspw. Buchhaltungssoftware mit einzubinden. Darüber hinaus sind moderne DMS Systeme DSGVO-konform und bieten eine rechtssichere Archivierung all Ihrer Daten.
Die im zentralen Archiv gespeicherten Daten sind so für alle zugriffsberechtigten Personen zugänglich und können bearbeitet werden. Weiterhin bietet DMS die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu automatisieren und mittels Schnittstellen andere Systeme und Anwendungen wie bspw. Buchhaltungssoftware mit einzubinden. Darüber hinaus sind moderne DMS DSGVO-konform und bieten eine rechtssichere Archivierung all Ihrer Daten.
Beides! Sie haben die Möglichkeit das DMS auf Ihren Unternehmensservern (On-Premise) oder in der Cloud abzulegen.
Für alle kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen, die sich digitalisieren möchten (digitale Transformation), die Wert auf ökonomische Arbeitsweisen legen (automatisierte Geschäftsprozesse) und zudem effektiv Betriebskosten einsparen möchten.
Eine komplette Umstellung auf ein modernes DMS braucht eine gute Vorbereitung und gelingt nicht von heute auf morgen. Folgende Punkte sollen Ihnen dabei helfen, die Einführung zu erleichtern:
a) Was soll durch die Digitalisierung besser funktionieren?
b) Wo werden aktuell Papierdokumente genutzt?
c) Werden die Informationen nur intern oder auch extern benötigt?
d) Welche Abteilung soll der Vorreiter sein?
e) Welche Mitarbeiter haben Lust die Umstellung federführend zu begleiten?
f) Wann können wir anfangen?
Ein Dokumentenmanagement System sieht vor, dass alle abgelegten Informationen, Dokumente und Daten vor einer nachträglichen Veränderung geschützt werden. Außerdem werden die Daten durch die Verschlagwortung und die lückenlos dokumentierten Arbeitsschritte nachvollziehbar, auffindbar und verfälschungssicher abgelegt.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), werden von den meisten Softwareanbietern von Dokumentenmanagement Systemen erfüllt, um vor allem steuerrelevante Dokumente rein elektronisch aufzubewahren und für den Zweck der Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem von Docuware
„Unser Wunsch nach automatisierten Prozessen sowie deutlich geringerem Aufwand bei der Auftragsbearbeitung für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde voll umfänglich erfüllt.“
„Entscheidend war nicht nur die außerordentliche Fachkompetenz und Geschwindigkeit, sondern auch der persönliche und partnerschaftliche Umgang miteinander.„
„Uns war es wichtig, die neue ERP Lösung zunächst ausgiebig in einer Testphase zu prüfen und die Übernahme der Daten aus dem Alt System fehlerfrei sicherzustellen.“
Lassen Sie uns gemeinsam durchstarten! In einem persönlichen unverbindlichen Beratungsgespräch zeigen wir Ihnen einen Blick hinter die Kulissen der Software. Überzeugen Sie sich von den vielen Möglichkeiten und Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems!
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Eine E-Mail geht natürlich auch: papierlos@skit-dynamics.de
Konventionell per Telefon erreichen Sie uns unter: Standort Idstein Tel. 06126-9364-0, Standort Augsburg 0821-455007-0
Wir freuen uns aufs Kennenlernen.
Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Alles zu den Datenschutzbestimmungen finden Sie unter https://www.skit-dynamics.de/datenschutzerklaerung/.
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